Apa itu 5S ? Definisi dan Penjelasannya

Apa itu 5S ? Berikut ini akan Asaljeplak berikan definisi beserta penjelasannya supaya kamu dapat lebih memahaminya.

5S adalah sebuah sistem tahapan untuk mengatur ruang kerja, sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien, efektif, dan aman. Sistem ini berfokus pada menempatkan segala sesuatu di tempatnya dan menjaga kebersihan tempat kerja, yang membuatnya lebih mudah bagi setiap orang untuk melakukan pekerjaan mereka tanpa membuang waktu atau mengalami cedera.

5S ini juga dikenal dengan nama 5R di Indonesia, yang terdiri dari 5 kata dalam Bahasa Jepang, yaitu:

• Seiri (整理) => Ringkas
• Seiton (整頓) => Rapi
• Seiso (清楚) => Resik
• Seiketsu (清潔) => Rawat
• Shitsuke (躾け) => Rajin

Dalam bahasa Inggris juga digunakan istilah 5S, yang telah diterjemahkan dari bahasa asalnya, yaitu:

• Sort
• Set in Order
• Shine
• Standardize
• Sustain

Penjelasan Mengenai 5S

Berikut ini merupakan penjelasan dari masing-masing kata tersebut:

Seiri / Ringkas

Seiri atau Ringkas ini merupakan laangkah pertama dari 5S, yang tujuannya adalah untuk menentukan alat-alat, furniture, perlengkapan, atau material apa saja yang perlu ada di ruang kerja dan apa saja yang dirasa tidak perlu. sehingga ruang kerja tidak dipenuhi dengan barang-barang yang tidak berguna.

Untuk menentukan mana barang yang berguna dan mana yang tidak, kamu perlu mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut ini kepada diri sendiri atau kepada rekan kerja:

• Apa tujuan dari barang ini?
• Kapan barang ini terakhir digunakan?
• Seberapa sering barang ini digunakan?
• Siapa yang menggunakan barang tersebut?
• Apakah barang ini benar-benar harus ada di sini?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu menentukan nilai setiap barang. Ruang kerja mungkin lebih baik tanpa barang yang tidak perlu atau barang yang jarang digunakan. Hal-hal ini dapat menghalangi atau membuat ruangan menjadi penuh.

Perlu diingat orang-orang terbaik untuk menilai barang-barang di ruang adalah orang-orang yang bekerja di ruang tersebut, karena hanya mereka lah yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas.

Ketika grup telah menentukan bahwa beberapa barang tidak diperlukan, tindakan selanjutnya adalah mempertimbangkan opsi berikut:

• Berikan barang ke departemen yang berbeda
• Mendaur ulang / membuang / menjual barang
• Masukkan barang ke dalam gudang atau ruang penyimpanan

Apabila ada barang-barang yang sulit dinilai apakah dibutuhkan atau tidak, kamu bisa menandainya terlebih dahulu dengan memasang label karton berwarna merah yang berisikan informasi berikut:

• Lokasi asal barang
• Deskripsi barang
• Nama orang yang memasangkan label
• Tanggal label dipasang

Nantinya seluruh barang yang sudah diberi label merah itu kamu kumpulkan di suatu tempat, untuk di kemudian hari (jangan terlalu lama, buatlah reminder atau deadline untuk mengambil keputusan) ditentukan apakah barang tersebut berguna atau tidak.

Apabila ternyata barang tersebut dibutuhkan, kamu bisa mengembalikannya ke ruang kerja asalnya, dan kalau ternyata tidak dibutuhkan maka kamu bisa memilih opsi-opsi pertimbangan yang tadi sudah diberikan sebelumnya.

Seiton / Rapi

Seiton atau Rapi ini merupakan tahapan kedua yang kegiatannya adalah mensortir atau menyusun barang-barang yang dibutuhkan menjadi kelompok-kelompok atau kategori tertentu, berdasarkan pertimbangan-pertimbangan seperti:

• Orang (atau area kerja) mana yang menggunakan suatu barang?
• Kapan barang digunakan?
• Barang apa yang paling sering digunakan?
• Haruskah barang dikelompokkan berdasarkan jenis?
• Di mana lokasi paling logis untuk menempatkan barang?
• Apakah beberapa penempatan akan lebih ergonomis bagi pekerja daripada yang lain?
• Apakah beberapa penempatan akan mengurangi gerak yang tidak perlu?
• Apakah lebih banyak wadah penyimpanan diperlukan untuk menjaga agar barang-barang tetap teratur?

Pada tahapan ini, semua orang yang terlibat dalam penggunaan barang-barang tersebut harus menentukan susunan seperti apa yang paling logis dan masuk akal serta membuat alur pekerjaan dan pengerjaan tugas menjadi lebih cepat, misalnya dilihat dari proses berfikir dalam menjalankan tugas, seberapa sering tugas tersebut dilakukan,  jalur yang dilalui untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan, dan lain sebagainya.

Untuk memudahkan sebaiknya dibuat diagram alur dari masing-masing pekerjaan dan kemudian tentukan mana bagian yang bisa dibuang atau dialihkan sehingga alur pekerjaan akan menjadi lebih cepat.

Beberapa faktor yang dapat menyebabkan alur pekerjaan menjadi lebih lama atau terhambat antara lain:

• Terjadinya kerusakan pada barang,
• Waktu tunggu untuk menggunakan barang yang terlalu lama,
• Gerakan atau kegiatan tambahan yang tidak perlu,
• Jumlah barang yang lebih banyak dari yang dibutuhkan,
• Proses ekstra yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan,
• dan lain sebagainya.

Seiso / Resik

Seiso atau Resik ini berarti membersihkan ruang kerja dan juga barang-barang yang ada di dalamnya, serta melakukan pemeliharaan (maintenance) terhadap barang-barang supaya tetap berfungsi sebagaimana mestinya, dan juga merapihkan dan meletakkan barang-barang yang tidak ada pada tempatnya.

Di dalam 5S, tidak hanya cleaning service atau OB saja yang berkewajiban membersihkan barang dan ruangan, tetapi setiap orang bertanggung jawab untuk membersihkan ruang kerja mereka, idealnya setiap hari.

Melakukan hal tersebut akan meningkatkan rasa memiliki dari masing-masing orang atas ruang kerja tersebut, yang dalam jangka panjang berarti orang memberikan yang terbaik dalam pekerjaan mereka.

Seiketsu / Rawat

Seiketsu atau Rawat ini berarti mempertahankan segala hal yang telah dicapai pada tahap sebelumnya, dan menjaga supaya program 5S ini terus berjalan dan tidak berhenti di tengah jalan atau tidak bertahan lama.

Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menerapkan prosedur dan pembuatan jadwal sehingga ketiga tahap sebelumnya terus berjalan dan dilakukan.

Caranya bisa bermacam-macam, misalnya memberikan label yang mudah dibaca pada tempat-tempat untuk menaruh barang, membuat jadwal piket bagi setiap orang yang bekerja di ruangan tersebut, memastikan setiap orang mengetahui apa tugas dan kewajibannya di dalam 5S, dan mengulas hasil implementasi program 5S yang sudah berjalan.

Shitsuke / Rajin

Shitsuke atau Rajin ini lebih kepada penumbuhan disiplin pada masing-masing orang yang terlibat di dalam program 5S, yang bisa dilakukan dengan memberikan pelatihan, melakukan audit secara rutin, meminta feedback dan masukan dari setiap orang, dan apabila terjadi masalah sebaiknya segera diidentifikasi sehingga bisa menerapkan cara baru yang bisa menghindari dari masalah tersebut.

Diagram 5S

Tahapan Ke-6 dari 5S

Ada beberapa perusahaan yang juga mengimplementasikan tahapan lain di luar 5S yang sudah berjalan, yaitu tahapan Safety  alias Keamanan, sehingga terkadang program 5S berubah menjadi 6S.

Dalam tahapan ke-enam ini, yang difokuskan adalah bagaimana cara mengeliminir risiko-risiko pekerjaan yang mungkin terjadi sehingga tahapan-tahapan lainnya akan dapat berjalan dengan lancar.

Namun, banyak yang beranggapan tahapan ke-6 ini sudah otomatis akan terjadi apabila implementasi 5S sudah dilakukan dengan sempurna, sehingga merasa tidak perlu memasukkan tahap tambahan ke dalam 5S.

Asal-usul 5S

5S dimulai sebagai bagian dari Toyota Production System (TPS), dan metode pembuatannya diusulkan oleh para petinggi di Toyota Motor Company pada awal dan pertengahan abad ke-20.

Sistem ini sering disebut sebagai Lean manufacturing (Produksi Ramping / Lean Manufaktur) di Barat, dan bertujuan untuk meningkatkan nilai produk atau layanan bagi pelanggan. Ini sering dilakukan dengan menemukan dan menghilangkan limbah dari proses produksi.