Kehadiran sistem Employee Self Service (ESS) saat ini memiliki peran penting dalam perusahaan. Alasannya adalah ESS merupakan sistem layanan mandiri yang seharusnya diterapkan di perusahaan.
ESS sendiri adalah fitur modern dan canggih yang ditawarkan oleh sistem HRIS (Human Resource Information System). Istilah lainnya yaitu portal yang difungsikan untuk para karyawan agar dapat mengakses datanya secara mandiri, misalnya data diri dan jatah cuti.
Daftar Isi
Apa Sih Itu ESS?
Secara garis besarnya, ESS adalah sistem yang dibuat secara khusus untuk karyawan dengan tujuan agar dapat mengakses informasi dan data mereka sendiri terkait pekerjaan dan perihal human resource yang lain.
Karyawan dapat mengakses data personal, seperti data diri, tugas-tugas harian, data kehadiran, cuti karyawan, sampai slip gaji. Bahkan di dalam ESS tersebut sudah terdapat applicant tracking system yang berguna untuk memonitor kehadiran karyawan.
Contoh kasusnya, jika Anda lupa absen padahal Anda masuk kerja dan menyelesaikan tugas harian. Hal itu bisa diralat atau mengajukan absensi melalui ESS namun dengan persetujuan tim HRD perusahaan Anda.
Selain itu, ESS juga dapat Anda gunakan untuk pengajuan cuti apabila ada sesuatu hal yang mengharuskan Anda tidak masuk kantor saat itu.
Pada intinya, cara kerja dari ESS ini yaitu mentransfer red desk HR ke dalam aplikasi yang mudah untuk diakses oleh karyawan baik itu melalui komputer atau smartphone yang tersambung dengan jaringan internet.
Fungsi dan Peran ESS
Kemunculan ESS saat ini tentu saja memiliki peran dan tujuan, dimana sistem ini memudahkan pekerjaan bagian personalia (HR) serta karyawan lainnya untuk mendapatkan haknya dalam bekerja.
Peran ESS Dalam Perusahaan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan Accesscorp, perusahaan yang tidak menerapkan ESS atau teknologi berbasis HRIS cenderung menghabiskan waktu kerja administrasi HR kurang lebih 65% dari keseluruhan pekerjaan.
Dari penelitian yang sama menunjukkan bahwa perusahaan yang sudah menerapkan sistem ESS mampu memangkas waktu kerja tim HR sebanyak 40 sampai 60 persen. Tentu angka tersebut terbilang efisien dan menjadikan tugas lebih ramping.
Tak hanya itu, bahkan dengan sistem ini perusahaan dapat memangkas biaya sampai dengan 30% sehingga memungkinkan perusahaan untuk membangun budaya kerja yang lebih humane. Maksudnya adalah membangun tempat kerja yang berorientasikan pada kepuasan pekerja.
Selain itu, ESS juga berperan dalam menghilangkan bottleneck terhadap proses kerja yang dilakukan HR. Bottleneck seringkali terjadi disebabkan oleh human error dalam memproses data. Tentu saja hal ini sangat membuang waktu dan merugikan perusahaan baik dari segi biaya operasional maupun keamanan data.
Oleh karena itulah, adanya ESS juga memungkinkan perusahaan menyimpan seluruh data internal termasuk karyawan dengan aman. Hal ini dikarenakan data yang tersimpan dalam sistem komputasi cloud sudah terenkripsi dan selalu update dengan cepat sehingga risiko kehilangan atau kerusakan data dapat diminimalisir.
Peran ESS berikutnya yaitu sebagai alat untuk manajemen krisis. Seperti yang kita tahu, kemunculan virus covid-19 membuat dunia dilanda krisis kesehatan dan inilah alasan terbesar ESS diciptakan. Dampak pandemi mengharuskan kegiatan bisnis tidak lagi dilaksanakan di kantor melainkan dilakukan dari rumah.
Melalui sistem ini, perusahaan dapat mempersiapkan manajemen krisis seperti beberapa tahun belakangan ini untuk membantu karyawan bekerja dari rumah atau work from home.
Peran ESS Untuk Karyawan
Seiring berkembangnya waktu, kepuasan karyawan sangat dipengaruhi oleh beberapa poin, diantaranya adalah:
- Apresiasi pekerjaan
- Tranparansi
- Work life balance
- Keamanan kerja
Poin-poin tersebut dapat tercipta jika perusahaan mempunyai sistem lingkungan kerja yang kondusif dan employee center. Disinilah teknologi HRIS berperan penting dalam menciptakan kepuasan karyawan, salah satunya melalui ESS.
Jadi, pada intinya peran utama bagi ESS yaitu memberikan independensi kepada karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja. Bagaimana bisa itu terjadi? Tentu saja bisa, independensi yang didapatkan karyawan melalui ESS yakni:
- Sistem absensi online
- Sebagai aplikasi cuti karyawan
- Slip gaji online
- Assign kerja dan penjadwalan
- Akses informasi
Tips Memilih Sistem ESS yang Tepat
Perusahaan Anda siap untuk menerapkan ESS? Apabila Anda sedang mencari sistem ESS yang tepat untuk perusahaan Anda, ada baiknya mengikut tips berikut ini.
- Pertama, Anda perlu mencari layanan penyedia software as a service (SaaS). Alasannya adalah Anda tidak perlu repot-repot lagi membangun mainframe sendiri dan tidak perlu juga tenaga IT untuk mengelola sistem karena biayanya pasti mahal. Anda hanya perlu menyewa pengembang software ESS dan sistemnya siap digunakan.
- Kedua, cari layanan yang memiliki after sales atau konsultasi yang baik dan bisa melayani kebutuhan perusahaan Anda secara profesional.
- Ketiga, sistem ESS yang Anda pilih harus memiliki fitur lengkap, seperti terintegrasi dengan mesin absensi sidik jari. geotagging, dan fitur keamanan lainnya.
- Terakhir, pastikan penyedia layanan memiliki reputasi yang baik dan terpercaya karena hal ini terkait keamanan data terlebih ESS bisa jadi investasi jangka panjang bagi perusahaan.
Keempat syarat untuk mendapatkan ESS yang bagus dan handal dapat Anda temukan di LinovHR. Program absensi yang dimiliki LinovHR sudah terintegrasi dengan mesin absensi sidik jari dan pencatatan kehadiran secara otomatis. ESS yang dimiliki LinovHR juga mampu mendukung independensi karyawan, mulai dari absensi online, pengajuan cuti, informasi slip gaji, penjadwalan kerja, hingga akses informasi data diri. Fiturnya yang lengkap sangat memudahkan tugas-tugas HR dan karyawan dalam melakukan absensi.
