Apa saja tahapan dan bagaimana cara memulai usaha event organizer? pada artikel kali ini Asaljeplak akan mencoba menjelaskan secara lengkap mengenai hal tersebut.
Usaha Event Organizer atau sering disebut dengan EO (baca: i-o) merupakan salah satu jenis usaha jasa yang bisa dilakukan setiap orang tanpa mengenal batasan usia ataupun pekerjaan, selama anda dapat menyusun dan merancang konsep acara dengan rinci dan matang.
Cakupan acara atau event yang bisa dilakukan oleh Event Organizer pun sangat luas dan beragam, mulai dari acara tujuh belasan, ulang tahun, pernikahan, hingga kepada konser ataupun pameran skala internasional.
Banyak sekali yang mencoba berbisnis sebagai Event Organizer, mulai dari skala yang kecil, individu, hingga ke skala besar dan membentuk perusahaan sendiri yang biasanya sudah memiliki pemodal dan acara rutin serta tim sendiri.
Rentang usia para pelaku Event Organizer ini pun juga beragam, mulai dari tim kepanitiaan anak SMA, kuliah, ibu rumah tangga, karyawan, hingga wiraswasta yang memang berfokus kepada kegiatan tersebut.
Apabila anda termasuk salah satu yang tertarik memulai usaha Event Organizer tetapi masih bingung bagaimana memulainya, pada artikel ini kami akan bahas secara mendalam mengenai bagaimana melakukan hal tersebut secara tahap demi tahap.
Daftar Isi
Apa Lingkup Pekerjaan Event Organizer ?
Sebelum mengetahui langkah-langkah dan cara memulai usaha Event Organizer, ada baiknya anda memahami terlebih dahulu seluk beluk serta lingkup pekerjaan dari mereka yang menjalani usaha tersebut.
Secara umum, menjadi Event Organizer berarti anda adalah yang bertanggung jawab dalam mengorganisir dan mengeksekusi jalannya suatu kegiatan, entah itu kegiatan yang anda rancang sendiri konsepnya, ataupun kegiatan yang ditugaskan kepada anda oleh orang lain.
Dalam lingkup yang lebih spesifik, menjadi Event Organizer itu berarti anda bertanggung jawab atas semua hal di belakang layar, yang beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:
- Menyusun dan mengalokasikan anggaran untuk setiap hal yang dibutuhkan oleh suatu Event,
- Menentukan dan memastikan ketersediaan perlengkapan yang dibutuhkan,
- Memastikan lokasi kegiatan dapat dan layak digunakan,
- Memastikan anda mempekerjakan SDM yang cukup,
- Memastikan akomodasi, transportasi, dan konsumsi dari panitia serta pengunjung terpenuhi,
- dan lain sebagainya.
Tentunya lingkup pekerjaan nantinya akan disesuaikan dengan jenis event yang anda selenggarakan, dan mungkin tidak semua hal di atas akan anda lakukan, atau sangat mungkin akan jauh lebih kompleks dibandingkan daftar di atas tersebut.
Skill yang dibutuhkan Event Organizer
Selanjutnya dalam menjalankan bisnis Event Organizer, anda sebaiknya juga harus memiliki skill alias ketrampilan dalam beberapa hal supaya acara dapat berjalan dengan lancar, atau minimal mengurangi risiko kegagalan.
Misalnya untuk menyusun anggaran, sangat disarankan untuk anda menguasai Microsoft Excel ataupun software sejenisnya sehingga anda akan lebih mudah memantau serta memeriksa ulang anggaran yang telah anda susun untuk kemudian direvisi.
Akan lebih membantu pula apabila anda adalah seseorang yang teliti,serta piawai dalam melihat hal-hal yang detail, dan tentunya akan sangat membantu apabila anda telah memiliki pengalaman sebelumnya dalam menyelenggarakan suatu event.
Pengelolaan keuangan yang baik serta ketrampilan dalam negosiasi juga sangat diperlukan, terutama apabila event yang anda selenggarakan membutuhkan sponsorship yang mana anda harus mengajukan proposal kepada para calon sponsor yang sekiranya tertarik berkontribusi untuk kegiatan yang akan anda lakukan tersebut.
Langkah Menjadi Event Organizer
Setelah mengetahui lingkup pekerjaan dan ketrampilan yang diperlukan, lalu bagaimana sebaiknya cara memulai usaha Event Organizer yang tepat dan tidak salah langkah ?
Berikut ini akan kami berikan penjelasannya secara bertahap, yang bisa anda coba praktekkan apabila anda ingin mulai menggeluti usaha Event Organizer ini dan menjadikannya sebagai bisnis utama anda kedepannya.
1. Menambah pengalaman (apabila anda belum memilikinya)
Langkah pertama dalam cara memulai usaha event organizer adalah dengan menambah pengalaman anda, terutama apabila anda belum pernah menangani suatu event sebelumnya.
Anda bisa bergabung dengan kepanitiaan acara di sekitar rumah, sekolah, atau kampus anda, atau bergabung dengan Event Organizer yang sudah berdiri lebih dahulu, supaya anda bisa lebih memahami bagaimana cara kerja dan apa saja yang perlu dikerjakan.
Biasanya suatu kepanitian akan terbagi ke dalam beberapa kelompok atau seksi, misalnya seksi acara, perlengkapan, publikasi, keamanan, atau konsumsi, dan sebaiknya anda mencoba bekerja di seluruh seksi yang ada supaya pemahaman anda tentang pekerjaan di dalam seksi tersebut semakin bertambah.
2. Kumpulkan tim
Setelah anda merasa cukup berpengalaman, tahapan selanjutnya dalam cara memulai usaha Event Organizer adalah anda bisa mulai membentuk tim yang terdiri dari orang-orang yang anda percaya dapat membantu anda dalam menjalankan usaha Event Organizer tersebut.
Pada tahapan ini sebenarnya sangat tentatif, karena bisa saja anda bergerak sendirian atau berdua, dan sisa pekerjaan lainnya bisa anda limpahkan kepada pihak ketiga alias vendor yang sudah anda percaya kualitasnya.
Tim yang kami maksud di sini bukanlah orang-orang yang akan bertugas sebagai eksekutor di lapangan, melainkan terdiri dari individu yang mampu membantu anda merancang konsep, menyusun anggaran dan proposal, dan tugas-tugas utama lainnya.
3. Jalin kerjasama dengan vendor
Seperti telah kami singgung sedikit pada poin sebelumnya di atas, anda juga harus menjalin kerjasama dengan vendor-vendor yang bisa anda percaya dan sudah terbukti kualitas pekerjaannya.
Beberapa jenis vendor yang krusial dan umumnya diperlukan di beberapa jenis event misalnya adalah vendor untuk panggung, sound system, pencahayaan (lighting), dekorasi, dan penyediaan alat-alat seperti genset, AC portabel, projektor beserta layar, dan lain sebagainya.
4. Promosikan ke dalam lingkaran pertemanan dan keluarga
Untuk mulai mempromosikan usaha anda, mulailah dari lingkungan terdekat terlebih dahulu misalnya teman-teman anda atau anggota keluarga, baik keluarga inti ataupun keluarga jauh.
Hal ini dikarenakan pengelolaan event ini bisa dilakukan oleh siapa saja, dan karenanya anda benar-benar membutuhkan kredibilitas apabila anda ingin dipercaya mengerjakan event skala besar, sehingga memulai dari orang-orang terdekat akan menjadikan anda lebih mudah dipercaya dan secara perlahan menambah pengalaman anda.
5. Mulai dari event skala kecil
Tahapan selanjutnya dalam cara memulai usaha event organizer adalah dengan memulai dari mengerjakan event skala kecil terlebih dahulu sebelum mulai mengerjakan event yang skalanya lebih besar.
Misalnya membantu menyelenggarakan acara tujuh belasan di perumahan anda, turnamen game atau olahraga kecil-kecilan, acara pernikahan teman atau kerabat anda, mengadakan kegiatan wisata untuk rombongan atau kegiatan outbound, dan lain sebagainya yang skalanya tidak terlalu besar dan membutuhkan modal yang besar.
6. Permodalan
Selanjutnya anda juga perlu memikirkan mengenai modal yang diperlukan untuk mendanai suatu event atau kegiatan, yang juga merupakan salah satu hal krusial di dalam tahapan dan cara memulai usaha event organizer.
Ada beberapa metode pemodalan yang bisa anda pertimbangkan pada saat akan menjalankan suatu event, yaitu modal sendiri, donasi atau sumbangan dari orang lain, mencari sponsor yang mau mendanai kegiatan tersebut, atau gabungan dari ketiganya.
Untuk jenis event tertentu misalnya turnamen game, kontes musik, atau turnamen olah raga, pendapatan juga bisa anda dapatkan dari uang pendaftaran yang anda kenakan kepada para partisipan, atau dari penjualan tiket masuk, meskipun sebaiknya anda tidak bergantung kepada hal ini.
Mengapa uang pendaftaran atau tiket masuk bukan merupakan salah satu alternatif pendanaan yang baik untuk event ? Karena risikonya terlalu tinggi dan sebagus apapu promosi anda tetap tidak bisa diperkirakan berapa pendapatan yang akan anda terima melalui kedua hal tersebut.
Sebaiknya pendapatan dari uang pendaftaran ataupun tiket masuk anda kategorikan sebagai keuntungan, atau sebagai “uang jaga-jaga” apabila ternyata pada saat pelaksanaan kegiatan ada biaya-biaya tak terduga yang muncul.
Untuk modal sendiri, yang kami maksud di sini tidak serta merta uang yang dikeluarkan dari kocek anda saja, tetapi apabila jasa Event Organizer anda ditunjuk sebagai pelaksana kegiatan oleh suatu organisasi, institusi, atau perusahaan, maka dana yang mereka keluarkan untuk membayar anda juga termasuk ke dalam kategori ini.
Anda juga bisa memilih donasi sebagai salah satu alternatif yang aman dalam menyelenggarakan kegiatan, yang biasanya berasal dari individu atau institusi yang memang ingin membantu acara tersebut terselenggara.
Kemudian selanjutnya adalah sponsor, yang biasanya akan membantu dalam hal pendanaan ataupun penyediaan perlengkapan atau hal-hal lain yang anda butuhkan, namun biasanya anda harus membantu mempromosikan produk atau layanan mereka, baik itu dalam bentuk pemasangan logo di media publikasi, menyediakan booth pada saat acara digelar, dan lain sebagainya.
7. Konsep sendiri vs Konsep Orang lain
Ada dua hal yang perlu anda pertimbangkan ke dalam cara memulai usaha Event Organizer yang sukses dan berhasil kedepannya, yaitu apakah anda akan memulai dengan menawarkan konsep milik anda sendiri, atau menawarkan jasa pengelolaan event kepada mereka yang sudah memiliki konsep.
Jika anda memilih metode pertama, yaitu merancang konsep acara sendiri, maka anda perlu memiliki jiwa kreatif dan juga visioner, karena biasanya akan lebih sulit dalam mencari sponsor apabila ide event anda terlalu umum atau kurang “greget”.
Tapi bukan berarti anda harus memikirkan suatu event yang belum pernah diadakan sebelumnya, melainkan bisa anda bisa membedakan pada beberapa hal seperti ide tema acara, lokasi penyelenggaraan yang unik, atau modifikasi-modifikasi lainnya dari kegiatan yang pernah ada.
Namun anda juga harus memikirkan apakah konsep event yang akan anda tawarkan tersebut dapat menarik perhatian dari partisipan ataupun pengunjung, karena sponsor juga tidak akan mau mendanai suatu acara yang mereka anggap tidak akan diminati pengunjung, karena dana yang mereka keluarkan akan sia-sia.
Metode kedua adalah dengan menawarkan jasa pelaksanaan atau pengelolaan suatu event atas konsep yang telah dimiliki oleh orang lain atau suatu perusahaan, yang mana biasanya dalam kasus perusahaan, pendanaan akan diurus oleh mereka dan anda tidak perlu mencari sponsor.
8. Buat portofolio event
Setiap event yang anda kerjakan sebaiknya didokumentasikan dengan baik supaya bisa anda jadikan portofolio pada saat menawarkan jasa anda kepada calon klien yang anda incar selanjutnya.
Di era digital seperti sekarang ini, tentunya hal ini semakin mudah dilakukan, karena semakin banyak media yang bisa anda gunakan untuk menampilkan portofolio, misalnya melalui media sosial seperti Instagram, Facebook, dan LinkedIn, atau melalui website milik anda sendiri.
Sebaiknya anda juga menyiapkan portofolio konvensional menggunakan media cetak yang biasanya digabung dengan profil usaha anda, dan umumnya akan anda bagikan pada saat menawarkan jasa anda kepada perusahaan.
Kesimpulan
Event Organizer merupakan suatu jenis usaha yang banyak diminati dan memiliki persaingan yang sangat ketat, ditambah lagi usaha ini bisa dilakukan oleh siapa saja yang memiliki pengalaman atau bekal pengetahuan yang cukup.
Karenanya anda perlu memperhatikan langkah-langkah yang perlu dipersiapkan sebelum mulai terjun ke dalam usaha ini, sehingga nantinya akan dapat mengurangi risiko kegagalan pada saat menjalankannya.
Cara memulai usaha Event Organizer yang kami berikan ini diharapkan akan dapat membantu anda dalam mendirikan dan mengembangkan usaha tersebut sehingga bisnis anda dapat berkembang dengan sukses kedepannya.