Pada artikel kali ini, Asaljeplak akan menjelaskan mengenai bagaimana cara mendapatkan sponsor untuk event yang bisa dicoba, baik untuk yang masih sekolah, kuliah, maupun dalam lingkup yang lebih profesional (b2b).
Cara mendapatkan sponsor untuk event tidaklah semudah yang dibayangkan, namun pada pembahasan kali ini kami akan cobe memberikan gambaran dan penjelasan mengenai bagaimana melakukan hal tersebut, sehingga event atau acara anda berjalan lancar.
Suatu event, apapun jenis dan tujuannya, merupakan suatu kegiatan yang tentunya akan memakan biaya yang tidak sedikit, dan kebanyakan dari para penyelenggara, yang juga umum disebut sebagai Event Organizer (EO), tidak memiliki modal yang cukup untuk mengadakan atau menggelar acara tersebut, dan karenanya mereka membutuhkan sponsor.
Mereka yang disebut dengan sponsor ini bisa datang dari berbagai kalangan, mulai dari individu, organisasi, ataupun perusahaan, yang memiliki tujuan untuk membantu terselanggaranya event atau acara tersebut dengan lancar.
Tentunya tidak hanya sekedar itu saja motivasi yang mereka miliki, beberapa diantara mereka, misalnya suatu merek atau perusahaan, umumnya memiliki motivasi untuk mempromosikan produk mereka pada acara tersebut, dikarenakan mereka merasa target pengunjung dari event itu sesuai dengan target konsumen mereka.
Untuk lebih jelasnya, kami akan menjelaskan secara mendalam mengenai beberapa cara mendapatkan sponsor untuk event yang bisa anda coba, sehingga anda akan dapat mempraktekkannya pada saat ingin menyelenggarakan suatu acara.
Namun sebelumnya, kami akan menjelaskan secara singkat beberapa istilah yang digunakan di dalam artikel ini, yaitu apa yang disebut dengan event, jenis-jenisnya, dan siapa itu yang disebut dengan event organizer atau EO.
Daftar Isi
Apa itu Event ?
Event merupakan istilah dalam bahasa Inggris, yang apabila diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia akan berarti ‘acara’ atau ‘kegiatan’, yang umumnya akan memiliki tema tertentu dan akan menghadirkan sejumlah pengunjung dengan berbagai skala.
Mulai dari event seperti pesta ulang tahun atau perlombaan di hari kemerdekaan, kemudian turnamen game atau olah raga, hingga kepada event jenis pameran, ekshibisi, kontes, konser, dan lain sebagainya.
Apapun jenisnya, kegiatan-kegiatan atau event tersebut tentunya juga memiliki tujuan, entah itu untuk sekedar hiburan, perayaan, kemanusiaan, edukasi atupun kegiatan yang memang bertujuan untuk menghasilkan keuntungan.
Siapa itu Event Organizer ?
Seluruh event tersebut tentunya memerlukan suatu tim di belakang layar, yang memastikan acara berjalan dengan lancar dan tanpa kendala, dan tim itulah yang kemudian dikenal dengan istilah Event Organizer (EO), atau dalam bahasa Indonesianya adalah penyelenggara acara atau panitia.
Event Organizer mengurus semua hal, mulai dari perumusan konsep acara, penyusunan anggaran, menentukan strategi promosi, hingga kepada pencarian sponsor serta tentunya pelaksanaan dari acara tersebut.
Dari keseluruhan cakupan pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu Event Organizer, yang umumnya sering menemui kendala adalah dalam mencari sponsor yang mau berkontribusi dalam memmbantu terselenggaranya event.
Siapa itu Sponsor ?
Sponsor merupakan suatu individu, organisasi, institusi, ataupun perusahaan, yang bertujuan mendapatkan sesuatu dari event yang diselenggarakan, baik itu kepuasan secara moral, hingga kepada keuntungan secara finansial.
Misalnya orang tua yang mendanai penyelenggaran acara ulang tahun anaknya, mereka membutuhkan kepuasan moral, yaitu melihat anaknya bahagia pada saat berkumpul dengan teman-temannya.
Lalu dalam skala yang lebih besar, suatu perusahaan bisa juga mendanai terselengaranya suatu event sehingga nama mereka atau merek yang mereka usung akan dapat lebih dikenal oleh pengunjung dari event tersebut.
Jenis Sponsor
Dukungan yang diberikan oleh sponsor pun beragam, dan tidak serta merta berupa uang saja, karena banyak juga yang membantu dengan cara memberikan produk atau barang yang dapat menambah nilai suatu acara.
Misalnya, suatu perusahaan yang bergerang di bidang komputer, laptop, atau gadget, akan mensponsori suatu acara seperti turnamen game dengan cara memberikan produk mereka secara cuma-cuma untuk digunakan di dalam perlombaan tersebut.
Atau suatu perusahaan media juga bisa menjadi sponsor dengan menyuimbangkan atau mengurus segala kebutuhan promosi dari acara tersebut, mulai dari percetakan flyer, spanduk, banner, hingga liputan acara yang akan ditempatkan ke dalam media milik mereka.
Cara Mendapatkan Sponsor
Karena jenis sponsorship yang beragam tersebut, anda pun harus dapat melakukan penyesuaian pada saat mendekati individu, organisasi, ataupun perusahaan yang ingin anda jadikan sponsor untuk event yang akan anda selenggarakan.
Berikut ini beberapa tahapan dan cara mendapatkan sponsor untuk event yang bisa anda coba lakukan dan praktekkan supaya acara anda berjalan tanpa kendala.
1. Pilih sponsor yang sesuai dengan target pengunjung
Pertama, jangan asal-asalan atau sembarangan dalam memilih siapa calon sponsor yang anda incar, karena tidak selamanya itu sesuai dengan siapa target pengunjung yang akan datang pada event yang anda selenggarakan.
Misalnya anda ingin menyelenggarakan seminar tentang kesehatan, maka sponsor yang tepat adalah perusahaan yang bergerak di bidang farmasi, atau institusi Rumah Sakit, atau individu dan organisasi dari kalangan medis.
Lalu apabila anda ingin menyelenggarakan konser musik, tentukan terlebih dahulu segmentasi dan demografis dari calon pengunjung, seperti jenis kelamin, rentang usia, pekerjaan, pendidikan, dan lain sebagainya, sebelum memilih sponsor yang sekiranya terkait dengan mereka yang akan menjadi pengunjung, misalnya makanan dan minuman ringan.
Buatlah daftar sponsor yang anda incar menggunakan excel atau sejenisnya, dan cari serta masukkan informasi seputar nomor kontak, alamat, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menangani permintaan kerjasama sebagai sponsor, baik dari sisi anda sebagai penyelenggara maupun di masing-masing calon sponsor tersebut.
2. Golongkan sesuai dengan jenis sponsor
Sediakan waktu untuk menggolongkan jenis sponsor yang anda inginkan, misalnya anda ingin sponsor untuk menyediakan perlengkapan, sponsor untuk kebutuhan prmosi dan publikasi, serta sponsor untuk menyediakan dana.
Kemudian, setelah menggolongkan jenis sponsor, maka selanjutnya anda bisa memasukkan siapa-siapa saja sponsor yang anda incar sesuai dengan jenis sponsor yang sudah anda buat sebelumnya.
Tentunya ini bersifat tentatif karena bisa saja sponsor yang anda incar untk menyediakan perlengkapan justru malah ingin menyumbangkan dalam bentuk uang, dan begitu juga sebaliknya.
3. Buat Tenggat Waktu
Cara selanjutnya adalah membuat tenggat waktu untuk anda bisa mendapatkan sponsor, sehingga anda benar-benar harus memfokuskan diri untuk tidak melampaui batas waktu yang telah anda tentukan tersebut.
Mengapa ini perlu untuk dilakukan ? Karena terkadang calon sponsor membutuhkan waktu yang tidak sebentar dalam mengambil keputusan, terutama apabila mereka yang berbentuk perusahaan, yang memiliki birokrasi pengambilan keputusan yang berbeda-beda.
Umumnya, rentang waktu yang paling tepat untuk mendapatkan sponsor adalah mulai dari 3 hingga 6 bulan sebelum acara dijadwalkan akan terselenggara, supaya anda juga memiliki waktu untuk mencari alternatif serta calon sponsor memiliki waktu untuk mengambil keputusan.
Satu tips yang bisa kami berikan, jangan menunggu keputusan dari sponsor, dan manfaatkan tenggat waktu tersebut untuk mencari beragam alternatif sponsor lainnya yang bisa anda kejar.
4. Tentukan strategi pendekatan kepada sponsor
Cara mendapatkan sponsor untuk event selanjunya adalah dengan menentukan srategi pendekatan apa yang akan anda lakukan kepada calon sponsor supaya mereka tertark akan konsep acara yang anda tawarkan.
Maksudnya di sini adalah bagaimana cara anda dalam menghubungi calon sponsor tersebut, apakah itu melalui telepon, mengirimkan proposal langsung, atau bisa juga membuat janji temu dan langsung bertemu dengan mereka.
Ini tentunya akan berbeda-beda, tergantung pada siapa calon sponsor yang anda incar, apakah individu, organisasi, institusi, ataupun perusahaan sehingga sifatnya adalah tentatif dan disesuaikan dengan kondisi di lapangan.
5. Rancang proposal yang menarik
Tergantung kepada siapa calon sponsor dan sebesar apa skala event anda, merancang proposal dengan desain yang menarik juga bisa anda gunakan sebagai salah satau cara mendapatkan sponsor untuk evnt yang efektif.
Ini terutama apabila anda sedang mengincar suatu perusahaan, yang setiap harinya tentu menerima proposal kerjasama sponsor, sehingga apabila desain prosposal anda menarik maka peluang mereka untuk membacanya juga akan semakin besar.
Cetak proposal menggunakan kertas art carton dan art paper dengan desain full color yang menggambarkan konsep acara anda, dan isi dengan kalimat yang singkat, jelas, dan to-the-point sehingga mereka akan lebih memahami maksud dan tujuan dari acara anda.
6. Cara penyampaian proposal
Apabila anda berhasil membuat janji temu, maka langkah selanjutnya untuk meyakinkan calon sponsor dalam mendanai atau berkontribusi pada event yang akan anda selenggarakan adalah dengan mempresentasikan proposal yang anda buat.
Pada tahapan ini akan ada banyak hal yang bisa anda perhatikan, mulai dari busana yang anda kenakan, pembawaan, pemilihan bahasa, dan banyak hal lainnya yang akan berbeda-beda tergantung dari siapa calon sponsor tersebut.
Misalnya untuk calon sponsor yang berasal dari suatu perusahaan, akan lebih baik apabila anda berpakaian yang layak serta menunjukkan sikap profesional pada saat menyampaikan isi proposal tersebut.
Atau apabila anda bertemu dengan calon sponsor dari kalangan individu, misalnya orang tua murid, atau yang serupa, maka pastikan anda bersikap sopan dan santun pada saat menyampaikan konsep acara anda.
Usahakan untuk tetap rileks tetapi tidak terkesan ogah-ogahan atau malas, dan pastikan semangat dan motivasi anda, serta pengetahuan anda terkait event tersebut dapat terlihat dan dimengerti dengan jelas oleh calon sponsor.
7. Jangan Putus Asa dan Mudah Menyerah
Cara mendapatkan sponsor untuk event yang terakhir adalah dengan memiliki mental dan semangat yang tidak mudah putus asa dan jangan sekali-kali anda menyerah atau bermalas-malasan dalam mencari sponsor.
Karena anda tidak akan pernah tahu siapa calon sponsor yang akan berminat mensponsori event yang anda selenggarakan, dan terkadang keputusan baru mereka berikan saat acara akan mulai, misalnya sebulan sebelum acara atau bahkan seminggu sebelum acara.
Buatlah jadwal untuk diri anda sendiri untuk menghubungi calon sponsor dan menanyakan bagaimana keputusan mereka terkait kerjasama sponsor tersebut, serta pastikan untuk tidak terkesan ‘bawel’ atau terburu-buru saat menghubungi mereka.
Tentukan tenggat waktu untuk menanyakan kembali kepada calon sponsor, misalnya seminggu setelah proposal anda kirimkan, atau dua minggu setelah presentasi, atau tanyakan kepada mereka kapan sekiranya mereka bisa mengambil keputusan.
Apabila mereka menolak atau tidak juga memberi keputusan, jangan berkecil hati dan segera fokuskan pikiran anda ke calon sponsor lainnya yang masih memiliki peluang untuk bekerja sama dengan anda, dan jangan terlalu berkutat pada calon sponsor yang tidak bisa memberi kepastian.
Kesimpulan
Mencari sponsor untuk acara atau event yang ingin anda selenggarakan bukanlah hal yang mudah, tetapi bukanlah suatu hal yang mustahil selama konsep dan rancangan acara tersebut anda susun dengan matang dan menargetkan calon sponsor yang tepat.
Dasar utamanya adalah menawarkan konsep acara yang sekiranya dapat memberikan sesuatu kepada calon sponsor tersebut, entah berupa kepuasan moral, hingga kepada promosi merek atau brand milik mereka.
Baca juga beberapa artikel kami terkait bisnis dan pemasaran seperti apa saja jenis promosi yang menarik konsumen, kemudian beberapa tips usaha sukses bagi pebisnis pemula, 12 tips usaha kuliner bagi ibu rumah tangga, dan banyak lagi artikel lainnya yang bisa anda pelajari.
Dengan mencoba beberapa tahapan dan cara mendapatkan sponsor untuk event di atas, kami harapkan anda akan lebih semangat dan lefektif dalam mencari calon sponsor yang bisa anda targetkan untuk mendukung terselengaranya acara yang ingin anda selenggarakan.